RODO

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI u Administratora Danych Radosław Gajdamakin prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Judo Edukacja – Radosław Gajdamakin

Bytom, dnia 25 maja 2018 r.

Niniejsza Polityka Bezpieczeństwa Informacji w Judo Edukacja – Radosław Gajdamakin, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)(Dz. U. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), zwanym dalej RODO oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000).

Polityka zawiera opis zasad ochrony danych obowiązujących wJudo Edukacja – Radosław Gajdamakin oraz odwołania do uszczegóławiających załączników w postaci wzorcowych procedur lub instrukcji dotyczących poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach.

Definicje:
1. Administrator Danych – podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych – Radosław Gajdamakin działający pod firmą Judo Edukacja – Radosław Gajdamakin, dalej jako Judo Edukacja – Radosław Gajdamakin.
2. Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
3. Przetwarzanie danych osobowych – jakiekolwiek operacje lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takich jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
4. System Informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych.
5. Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania danych osobowych
6. Zbiór danych – uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony funkcjonalnie lub geograficznie
7. Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, który jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie
8. Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie
9. Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika)
10. Pracownik – każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, a także osoba fizyczna wykonująca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, doktorant, student i uczeń niebędący pracownikami, oraz wolontariusz, jak również osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, współpracująca z pracodawcą.
Postanowienia ogólne
1. Radosław Gajdamakin działający pod firmą Judo Edukacja Radosław Gajdamakin przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
  1. zasady legalizmu – zgodnie z prawem i w oparciu o chociażby jedną podstawę prawną dla przetwarzania danych,
  2. zasady rzetelności – w sposób rzetelny, przejrzysty i uczciwy,
  3. zasady transparentności – w sposób przejrzysty dla osoby, której dane osobowe są przetwarzane,
  4. zasady minimalizacji i adekwatności – przetwarzaniu podlegają dane osobowe niezbędne do świadczenia usług i tylko w konkretnym, wyraźnym i prawnie uzasadnionym celu/celach; dane osobowe nie podlegają dalej przetwarzaniu w sposób niezgodny z tymi celami; dane przetwarzane są jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych.
  5. zasady prawidłowości – Administrator danych dba o prawidłowość przetwarzanych danych osobowych i w razie potrzeby je uaktualnia,
  6. zasady czasowości – gdy przetwarzanie danych osobowych:
    1. odbywa się na podstawie zgody, dane będą przetwarzane do czasu odwołania zgody, a po jej odwołaniu przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń,
    2. jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań – przez czas odpowiadającego okresowi przedawnienia roszczeń.
    3. Jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – przez okres wskazany w przepisach szczególnych nakładających taki obowiązek.
    4. Okresy przetwarzania danych osobowych może zostać wydłużony, jeżeli wymagają tego przepisy szczególne.
  7. zasady bezpieczeństwa – Administrator danych zapewnia bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
  8. zasady rozliczalności – Administrator Danych odpowiedzialny za przestrzeganie w/w zasad jest w stanie wykazać ich przestrzeganie.
2. Radosław Gajdamakin działający pod firmą Judo Edukacja – Radosław Gajdamakin zapewnia ochronę danych osobowych już na etapie wdrażania usług (privacy by design).
3. Polityka bezpieczeństwa informacji dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych wRadosław Gajdamakin działający pod firmą Judo Edukacja – Radosław Gajdamakin, niezależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.
4. Polityka bezpieczeństwa informacji jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w Siedzibie Administratora.
5. Polityka bezpieczeństwa informacji jest udostępniania do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej treścią.
Dane osobowe przetwarzane u administratora danych
1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach danych.
2. Administrator Danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby wiązać się z dużym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych, których dane są przetwarzane.
3. W razie planowania/konieczności podjęcia działania opisanego wyżej w pkt. 2, Administrator zobowiązany jest do wykonania czynności określonych w art. 35 RODO i nast. RODO.
4. W razie planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje oceny skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
5. Administrator danych zobowiązany jest do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania. Wzór rejestru czynności przetwarzania stanowi załącznik nr 1 do Polityki Bezpieczeństwa Informacji.
Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem
1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych osobowych wJudo Edukacja – Radosław Gajdamakin.
2. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony Danych Osobowych uważa się w szczególności:
  1. naruszenie bezpieczeństwa Systemów Informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach,
  2. udostępnianie lub umożliwienie udostępnienia danych osobom lub podmiotom nieupoważnionym,
  3. zaniechanie, chociażby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony,
  4. niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,
  5. przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania,
  6. spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie danych osobowych,
  7. naruszenie praw i wolności osób, których dane osobowe są przetwarzane.
3. W razie stwierdzenia naruszenia zasad ochrony danych osobowych Użytkownik zobowiązany do podjęcia kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia o tych zdarzeniu Administratora Danych.
4. Administrator danych zobowiązany jest do:
  1. odpowiedniego przygotowania pracowników do wykonywania swoich obowiązków z zakresu przetwarzania danych osobowych poprzez zapoznanie ich z Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym oraz obowiązującym przepisami prawa z zakresu ochrony danych osobowych,
  2. pisemnego upoważnienia każdego przetwarzającego poprzez wypełnienie i podpisanie stanowiącego załącznik nr 2 Polityki bezpieczeństwa Informacji wzoru Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
  3. zobowiązania każdego pracownika do zachowania danych osobowych przetwarzanych wJudo Edukacja – Radosław Gajdamakin w tajemnicy poprzez wypełnienie i podpisanie stanowiącego załącznik nr 3 Polityki Bezpieczeństwa Informacji wzoru Oświadczenia i zobowiązania osoby przetwarzającej dane osobowe.
5. Pracownicy zobowiązani są do:
  1. ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia,
  2. przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa,
  3. zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,
  4. zgłaszania incydentów i zdarzeń związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych osobowych oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.
Obszar przetwarzania danych osobowych
1. Dane osobowe przetwarzane są na terenie Judo Edukacja – Radosław Gajdamakin, której obszar obejmuje pomieszczenia zlokalizowane w Bytomiu, ul. Tarnogórska 6/7.
2. Obszar na którym przetwarzane są Dane osobowe stanowią również wszystkie komputery przenośne, szyfrowane dyski zewnętrzne, telefony komórkowe i inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej, a które zostały wymienione w sposób zupełny w Ewidencji Zasobów, stanowiącej załącznik nr 6 do niniejszej Polityki.
Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych
1. Administrator Danych zapewnia stosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych Danych.
2. Zastosowane środki ochrony – techniczne i organizacyjne – powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych. Środki te obejmują:
  1. ograniczenie dostępu do szaf w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do Administratora Danych i osób przez niego upoważnionych.
  2. Zamykanie szaf znajdujących się na obszarze Przetwarzania danych osobowych określonych w punkcie 5 „Obszar przetwarzania danych osobowych” na czas nieobecności osób upoważnionych w sposób uniemożliwiający dostęp do tych szaf osobom trzecim. Zamykane szafy stanowią zabezpieczenie dla zdeponowanych w nich dokumentów zawierających dane osobowe.
  3. Wykorzystywanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe. Niszczenie dokumentów jest dokonywane na bieżąco, najpóźniej na koniec dnia pracy.
  4. Ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci firewall.
  5. Bieżące wykonywanie kopii awaryjnych na szyfrowanym dysku zewnętrznym, minimum 1 raz dziennie.
  6. Ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u Administratora danych przed złośliwym oprogramowaniem poprzez instalację systemów antywirusowych. System skanowany jest automatycznie po każdorazowym włączeniu komputera. W razie wykrycia przez system wirusa należy uruchomić program antywirusowy, usunąć wirusa z systemu przy wykorzystaniu programu antywirusowego. W razie niepowodzenia należy zakończyć pracę w systemie komputerowym, odłączyć zainfekowany komputer od sieci i powiadomić o zaistniałej sytuacji Administratora Danych.
  7. Zabezpieczenie dostępu do urządzeń Judo Edukacja – Radosław Gajdamakin, poczty elektronicznej oraz niezbędnych do pracy systemów przy pomocy haseł dostępu składających się z min. 8 znaków zawierających małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne; dla zabezpieczenia telefonów stosuje się blokadę ekranu w postaci wzoru.
  8. Wykorzystanie szyfrowania danych przy ich transmisji, a także szyfrowania nośników danych,
  9. Zobowiązanie pracowników do nieotwierania wiadomości e-mail pochodzących od nieznanego nadawcy bądź z podejrzanym tytułem (tzw. pishing e-mail). W szczególności zabronione jest otwieranie linków bądź pobieranie plików w komunikacji zewnętrznej od nieznanego nadawcy,
  10. Regularne dokonywanie czynności serwisowych na urządzeniach znajdujących się wJudo Edukacja – Radosław Gajdamakin.
  11. zabezpieczenie danych poprzez zmiany haseł do systemu operacyjnego i poczty elektronicznej raz na 30 dni, począwszy od 25 maja 2018r.,
  12. zabezpieczenie danych poprzez ustanowienie wygaszacza ekranu, który włącza się automatycznie po 15-minutowej bezczynności,
  13. zabezpieczenie danych poprzez zobowiązanie pracowników do każdorazowego wylogowywania się z systemu operacyjnego przed opuszczeniem stanowiska pracy i pomieszczenia w którym przetwarzane są dane osobowe.
Naruszenia zasad ochrony danych osobowych
1. W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło spowodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
2. W razie stwierdzenia ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza naruszenie zasad ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.
3. Zgłoszenie naruszenia zasad ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu następuje poprzez odpowiednie wypełnienie wzoru zgłoszenia stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej polityki i nadanie go listem poleconym albo poprzez odpowiednie wypełnienie formularza udostępnionego przez organ nadzorczy i przesłanie zgłoszenia drogą elektroniczną.
4. W razie stwierdzenie wysokiego ryzyka naruszenia praw i wolności, Administrator Danych zawiadamia o incydencie także osobę, które przedmiotowe dane osobowe dotyczą. Zawiadomienia dokonuje się za pomocą wypełnienia wzoru zawiadomienia osoby, której dotyczy wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności dotyczy stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszej Polityki i nadanie zawiadomienia listem poleconym na adres w/w osoby albo poprzez przesłanie wypełnionego wzoru zawiadomienia drogą mailową lub poprzez wiadomość tekstową.
Powierzenie przetwarzanych danych osobowych
1. Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO.
2. Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.
Przekazywanie danych do państwa trzeciego
1. Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami w których następuje to na wniosek osoby, której dotyczą lub w sytuacjach, w których osoba, której dane dotyczą, wyraża zgodę na przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego.
Postanowienia końcowe
1. Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych.
2. Integralną część niniejszej Polityki Bezpieczeństwa Informacji stanowią następujące załączniki:
  1. Rejestry czynności przetwarzania danych osobowych,
  2. Wzory upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
  3. Wzory oświadczenia i zobowiązania osoby przetwarzającej dane osobowe,
  4. Wzory zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych,
  5. Wzór zawiadomienia osoby, której dotyczy wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności.
  6. Ewidencja Zasobów w Judo Edukacja Radosław Gajdamakin

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych Pobierz